La presentación de un proyecto se debe hacer de la mejor forma posible, que sea totalmente entendible para su aprobación, y es por ello que muchos recurren a utilizar un diagrama de Gantt para ello, ya que se trata de una herramienta útil para ilustrar el cronograma, programa o trabajo que se tiene planificado para el mismo.
Aunque un diagrama de Gantt puede ser de gran ayuda para visualizar un proyecto, no todos los que necesitan realizar uno saben cómo hacerlo, los pasos a seguir para crearlo, de modo que los demás miembros de su equipo de trabajo conozcan todo lo referente a lo que se hará, quién lo hará y en qué momento.
Aprender cómo hacer un diagrama de Gantt es muy importante para quienes se desenvuelven en el sector empresarial, así que en este post te contaremos cada una de las cosas a tener en cuenta en ese sentido, de modo que su elaboración sea más sencilla para ti.
Después de leer los datos que debes tener y los pasos a seguir para hacer un diagrama de Gantt, cada vez que tengas que presentar un proyecto preferirás utilizar esta herramienta antes que cualquier otra, así que no dejes de leer ninguno de los apartados que conseguirás líneas abajo.
Pasos a seguir para hacer un diagrama de Gantt
Con un diagrama de Gantt se puede hacer un seguimiento al programa estipulado para un proyecto, lo cual es posible a través de un gráfico de barras en el cual todos los miembros de un equipo de trabajo pueden visualizar con precisión el cronograma, el avance que se ha tenido sobre el mismo.
Para hacer un diagrama de Gantt se necesita de un software especializado en ello, de estos hay muchos disponibles, pero lo importante es que permita que establezcas de forma clara las dependencias entre las tareas, además de identificar cada uno de los logros que se tengan en el proyecto.
No importa si es la primera vez que realizas un diagrama de Gantt, podrás hacerlo de forma sencilla siguiendo los 5 pasos que te detallaremos a continuación:
1. Establece el período de ejecución
Lo primero que tienes que hacer para elaborar un diagrama de Gantt, es establecer el período en el que se ejecutará el proyecto en cuestión, la fecha en que iniciará y terminará el mismo, para que así todos los que conozcan de él tengan en claro cuánto tiempo tardará en convertirse en una realidad.
Si se tiene la idea de lanzar un producto de tu marca, establece la fecha en que comenzará la producción del mismo, y como fecha final deberás colocar cuándo se ha planificado hacer el lanzamiento oficial de este.
Hay fechas posteriores que puedes necesitar sobre el producto nuevo, pero si se cumple el tiempo de inicio y final establecido en el diagrama de Gantt, ya se habrá cumplido con el período definido en este.
2. Define las fechas en que se realizará cada una de las tareas del proyecto
Al hacer un diagrama de Gantt conseguirás un mejor funcionamiento de tu proyecto, por ello debes definir cuáles son las tareas a realizar dentro del mismo con sus fechas de inicio y finalización, y todo esto deberá verse fácilmente en un gráfico de barras.
Es importante que agregues la fecha de inicio y culminación en cada una de las tareas a realizar, porque de no ser así estas no se podrán identificar con facilidad, y eso es todo lo contrario de lo que se quiere con este tipo de diagrama.
Si quieres que sea mejor la visualización de las actividades dentro del diagrama de Gantt, te recomendamos colocarle un color diferente a cada una de ellas, algo creativo que llamará la atención de los otros miembros de tu equipo.
3. Establece quién será responsable de cada actividad dentro del diagrama de Gantt
Cuando ya todas las fechas estén definidas, lo siguiente que debes hacer es establecer quienes se encargarán de cada una de las actividades del proyecto, para que así no haya ningún tipo de interrupción con ellas.
Todo el equipo debe trabajar en la misma sintonía y eso será posible siempre que sepan quién debe hacer cada actividad del proyecto.
Recuerda que la realización de las actividades definidas en el diagrama de Gantt por parte de los equipos debe cumplirse en los tiempos establecidos, de lo contrario no solo entorpecería el cumplimiento de las fechas programadas, retrasaría a los demás miembros que tienen actividades en dicho proyecto.
4. Reconoce los puntos más importantes que deben ser priorizados en el diagrama
Todas las actividades dentro del diagrama de Gantt son importantes, pero alguna de ellas tienen una prioridad superior sobre las demás, y eso es importante que lo conozcan los miembros del equipo, para así adelantar todo el trabajo que sea posible.
Si se está trabajando en el lanzamiento de un producto, verifica lo más importante a hacer hasta que se cumpla con la finalización de este proyecto. Que todo el equipo pueda celebrar el lanzamiento del producto en cuestión por haber hecho sus actividades a tiempo o antes.
5. Modifica las actividades a hacer según lo que ya se haya hecho
El cronograma no puede retrasarse, pero si pueden adelantarse algunas fechas porque se hayan acabado algunas actividades, por lo que las fechas posteriores tendrán que ser modificadas, de modo que se aproveche el tiempo al máximo.
Si quedan algunos días adicionales antes de la fecha de finalización establecida en el diagrama de Gantt, es importante que cada uno de los miembros del equipo verifique si necesitan un poco más de tiempo para perfeccionar cualquier tipo de detalle que haya pasado desapercibido ante sus ojos.
Con estos sencillos pasos habrás conseguido culminar con éxito un diagrama de Gantt, para que el proyecto que quieras realizar sea aprobado, y se convierta en una realidad.
